¿Por qué es importante la disposición
de los documentos?

Muchos a menudo nos preguntamos el porque guardar, archivar o mantener "intactos" en cierto modo los documentos vitales de nuestra vida, trabajo, etc., y esto es muy bueno y aparte de, importante. Pero otra de las cosas por la cual realmente debemos preocuparnos es por tener disponibles cada uno de estos documentos en los momentos más preciso y necesarios. Por eso en esta parte de mi trabajo les daré a conocer otra de las razones por las cuales es importante la disposición de cada uno de nuestros documentos, ya sea refiriéndonos a nuestra vida como lugar de trabajo o documentos de alguna compañía y/o lugar del cual estemos a cargo.
¿Qué es disposición? Es el efecto de disponer. Tener a la mano alguna cosa y/o material que se necesite en cualquier momento. ¿Qué puede ser disposición de los documentos? Sencillamente tener a la mano todo aquel documento que se necesite en ocasiones determinadas, no tan solo el efecto de tenerlos disponibles si no también completos con toda la data disponible, intacta, original y confidencial. La mayoría de las ocasiones el tener disponible los documentos no tan solo requiere encontrarlos fácilmente aunque esto sea uno de los primeros requisitos. Lo que en realidad es importante no es tenerlos tan solo disponibles, sino que esa data que tengamos disponible sea una original, que su información no esté alterada y por tanto sea confidencial; y este es un punto muy importante. En la época en la cual estamos viviendo se ha vuelto prácticamente una era y siglo literal y totalmente tecnológico, por tanto debemos conocer que así como todo se ha vuelto tecnológico, para la disposición de documentos esto es algo que tiene sus ventajas como sus desventajas. Al ser básicamente todo tecnología, el trabajo a nosotros como humanos se nos hace más fácil al igual que disponer los documentos también. Podríamos tener como opción archivar nuestros documentos en una computadora portátil la cual solamente administremos únicamente nosotros en caso de documentos confidenciales, para los que no, podríamos utilizar la Internet, esto incluyendo algún espacio (myspace), un blog, o cualquier otro programa en el cual podamos tener disponible información y/o documentos fácilmente para cualquier persona que los necesite en cualquier momento. Pero también como desventaja debemos tomar en cuenta que realmente la mejor disposición que podemos tener de los documentos es en papel. ¿Por qué? Porque ya que todo literalmente se ha vuelto tecnológico y más fácil para disponer, así de fácil y sencillo también se podría alterar la información y/o data que contenga el documento original. Por esta razón, el Internet y la "moda" tecnológica y fácil de tener disponibles los documentos, sería nuestro enemigo.







Otro de los puntos importantes en los cuales deberíamos pensar al tener disponibles los documentos, sería la forma en que estos estén archivados y el mantenimiento que le demos a estos en el transcurso del tiempo en el cual estén archivados. Al momento de archivarlos debemos tener en cuenta que forma de archivar se nos haría más fácil al momento de buscarlos para la disposición de alguna persona. En esto podríamos incluir el archivo numérico. ¿Por qué este tipo de archivo? Porque se nos haría prácticamente más fácil buscarlos y además mantendríamos la confidencialidad de la data que contengan los documentos, ya sea que este se refiera a alguna persona como alguna empresa y/o negocio. También sería una manera de archivar confiable, rápida para identificar por su secuencia, y lo más importante en este archivo y para nosotros, que su expansión es ilimitada, por tanto no tendríamos problema al momento de buscarlos ni archivarlos. Ahora, ¿ Por qué el mantenimiento de los documentos es un punto muy importante al momento de la disposición de los documentos? Esto es muy importante ya que si no le damos el mantenimiento correcto y preciso que necesitan los documentos, al pasar el tiempo que estos trascurran en el lugar donde estén archivados, podemos perder data importante y vital del documento, a parte de que esto nos ahorraría muchas demandas y una oficina o lugar donde estén más limpios y organizados. Otra muy buena acción sería mantener siempre una actualidad de los documentos cada cierto tiempo y sobretodo tener a la manos copias de estos, por si ocurriera algún accidente o inconveniente el cual no estaríamos esperando en ese momento exactamente.

Hasta aquí les presenté varios motivos por los cuales es importante la disposición de los documentos en nuestra época, siglo, y lo que esto conlleva en nuestro diario vivir. Definitivamente podríamos resumir y decir que la disposición de los documentos es importante ya que sino los tuviésemos disponibles no podríamos servir en muchos aspectos a la sociedad de hoy día y a nuestro futuro en el mañana. Estos son los puntos más destacados para la disposición de los documentos.

P.D.:
Si usted tiene alguna duda, pregunta, comentario o quisiera abundar sobre el tema, le agradecería que muy amablemente me dejase un comentario o me enviase un correo electrónico a cualquiera de las direcciones que se encuentran en la parte de arriba de este blog.