¿Por qué es importante la disposición
de los documentos?

Muchos a menudo nos preguntamos el porque guardar, archivar o mantener "intactos" en cierto modo los documentos vitales de nuestra vida, trabajo, etc., y esto es muy bueno y aparte de, importante. Pero otra de las cosas por la cual realmente debemos preocuparnos es por tener disponibles cada uno de estos documentos en los momentos más preciso y necesarios. Por eso en esta parte de mi trabajo les daré a conocer otra de las razones por las cuales es importante la disposición de cada uno de nuestros documentos, ya sea refiriéndonos a nuestra vida como lugar de trabajo o documentos de alguna compañía y/o lugar del cual estemos a cargo.
¿Qué es disposición? Es el efecto de disponer. Tener a la mano alguna cosa y/o material que se necesite en cualquier momento. ¿Qué puede ser disposición de los documentos? Sencillamente tener a la mano todo aquel documento que se necesite en ocasiones determinadas, no tan solo el efecto de tenerlos disponibles si no también completos con toda la data disponible, intacta, original y confidencial. La mayoría de las ocasiones el tener disponible los documentos no tan solo requiere encontrarlos fácilmente aunque esto sea uno de los primeros requisitos. Lo que en realidad es importante no es tenerlos tan solo disponibles, sino que esa data que tengamos disponible sea una original, que su información no esté alterada y por tanto sea confidencial; y este es un punto muy importante. En la época en la cual estamos viviendo se ha vuelto prácticamente una era y siglo literal y totalmente tecnológico, por tanto debemos conocer que así como todo se ha vuelto tecnológico, para la disposición de documentos esto es algo que tiene sus ventajas como sus desventajas. Al ser básicamente todo tecnología, el trabajo a nosotros como humanos se nos hace más fácil al igual que disponer los documentos también. Podríamos tener como opción archivar nuestros documentos en una computadora portátil la cual solamente administremos únicamente nosotros en caso de documentos confidenciales, para los que no, podríamos utilizar la Internet, esto incluyendo algún espacio (myspace), un blog, o cualquier otro programa en el cual podamos tener disponible información y/o documentos fácilmente para cualquier persona que los necesite en cualquier momento. Pero también como desventaja debemos tomar en cuenta que realmente la mejor disposición que podemos tener de los documentos es en papel. ¿Por qué? Porque ya que todo literalmente se ha vuelto tecnológico y más fácil para disponer, así de fácil y sencillo también se podría alterar la información y/o data que contenga el documento original. Por esta razón, el Internet y la "moda" tecnológica y fácil de tener disponibles los documentos, sería nuestro enemigo.







Otro de los puntos importantes en los cuales deberíamos pensar al tener disponibles los documentos, sería la forma en que estos estén archivados y el mantenimiento que le demos a estos en el transcurso del tiempo en el cual estén archivados. Al momento de archivarlos debemos tener en cuenta que forma de archivar se nos haría más fácil al momento de buscarlos para la disposición de alguna persona. En esto podríamos incluir el archivo numérico. ¿Por qué este tipo de archivo? Porque se nos haría prácticamente más fácil buscarlos y además mantendríamos la confidencialidad de la data que contengan los documentos, ya sea que este se refiera a alguna persona como alguna empresa y/o negocio. También sería una manera de archivar confiable, rápida para identificar por su secuencia, y lo más importante en este archivo y para nosotros, que su expansión es ilimitada, por tanto no tendríamos problema al momento de buscarlos ni archivarlos. Ahora, ¿ Por qué el mantenimiento de los documentos es un punto muy importante al momento de la disposición de los documentos? Esto es muy importante ya que si no le damos el mantenimiento correcto y preciso que necesitan los documentos, al pasar el tiempo que estos trascurran en el lugar donde estén archivados, podemos perder data importante y vital del documento, a parte de que esto nos ahorraría muchas demandas y una oficina o lugar donde estén más limpios y organizados. Otra muy buena acción sería mantener siempre una actualidad de los documentos cada cierto tiempo y sobretodo tener a la manos copias de estos, por si ocurriera algún accidente o inconveniente el cual no estaríamos esperando en ese momento exactamente.

Hasta aquí les presenté varios motivos por los cuales es importante la disposición de los documentos en nuestra época, siglo, y lo que esto conlleva en nuestro diario vivir. Definitivamente podríamos resumir y decir que la disposición de los documentos es importante ya que sino los tuviésemos disponibles no podríamos servir en muchos aspectos a la sociedad de hoy día y a nuestro futuro en el mañana. Estos son los puntos más destacados para la disposición de los documentos.

P.D.:
Si usted tiene alguna duda, pregunta, comentario o quisiera abundar sobre el tema, le agradecería que muy amablemente me dejase un comentario o me enviase un correo electrónico a cualquiera de las direcciones que se encuentran en la parte de arriba de este blog.

Semejanzas y diferencias en nombres
de mujer casada en español e inglés

Algunas veces nos preguntamos si los nombres se escriben y/o pronuncian de la misma manera en inglés y español; en el caso de los nombres de mujeres casadas, éstos ni se escriben ni se pronuncian de la misma manera (excluyendo casos especiales). Por eso, aquí les daré unos pequeños puntos que son importantes a la hora de tomarlos en cuenta para archivar, escribir y/o pronunciar.

Primeramente debemos tener en cuenta los cambios que se hacen al nombre a la hora de una mujer "estadounidense" casarse con un hombre de igual país. Cuando una mujer se casa, y por ejemplo su nombre completo es Gelen C Brandsom, y el de su futuro esposo William Gordon, al casarse, por ley, su apellido PATERNO será sustituído por el apellido de ahora su esposo, entonces su nombre será Gelen C Gordon. La misma situación sería en caso de una mujer puertorriqueña con un hombre estadounidense. Si el nombre de ella es María González Pérez y el de su futuro esposo Arthur Thomsom, al casarse el apellido materno le será sustituído por el de ahora su esposo y su nombre será María Thomson Pérez. Esta sería una de las semejanzas en los nombres de mujer casada en inglés y español.

Tomando el mismo ejemplo, al momento de archivar estos nombres y escribirlos en las tarjetas, estos serán escritos de la siguiente manera, se harán dos trajetas; en una se escribirá el nombre de la mujer en la parte superior de la tarjeta y en la última línea de la misma el nombre del esposo. En la segunda se escrbirá el nombre del esposo en la parte superior y en las últimas dos líneas irá escrito un véase en letra minúscula y debajo el nombre de la mujer tal y como está en la primera tarjeta. Al momento de escribir el nombre del esposo este llevará también antes de su nombre escrito un MRS, lo cual solo se escribe en las tarjetas en estos casos y no en nombres de mujer casada en español, y significará que la mujer es casada y en español señora de. Cuando las tarjetas ya tengan la data se le escribirá un pequeño número en la parte superior derecha dependiendo del orden, indicando que son dos tarjetas, por ejemplo, una llevará el 1 y la tarjeta que tenga escrito el véase llevará 1x. También hay que observar una de las reglas para archivar estos nombres, y es que a los nombres en inglés el segundo apellido se le considera como segundo nombre, por tanto el apellido del esposo irá primero, luego su nombre y/u otro apellido si lo tuviese. Por consiguiente en las tarjetas los nombres irían de esta manera:

Primera tarjeta:

GORDON GELEN C

MRS WILLIAM GORDON

Segunda tarjeta:

GORDON WILLIAM MRS

véase

GORDON GELEC C



Para el nombre de mujer casada en español será algo parecido a lo que ya hemos mencionado en cuanto al nombre de mujer casada en inglés. Serán básicamente las mismas reglas; dos tarjetas y la segunda tendrá escrito un véase y debajo el nombre que corresponda, también el número en la parte superior derecha de la tarjeta (1-1x). Solo cambiará prácticamente el que será en español, pero esta tendrá otros detalles. En el nombre de mujer casada en español, este llevará no tan solo el apellido de su esposo sino que antes de el un DE escrito. Como ejemplo, si el esposo se llama Constancio Félix, y la mujer Petufina Menéndez, entonces será Petufina Menéndes de Félix.

Al momento de archivar cambiará la forma de como se escribe en mujer casada en inglés. Ahora será de la siguiente manera. En la primera tarjeta, como siempre se escribirá el nombre de la mujer en la parte superior, pero este llevará el DE pegado a la primera unidad entre paréntesis, por ejemplo: MENENDEZ(DE). También llevará el nombre del esposo en la última línea, pero este con un Sra. de antes de su nombre. En la segunda tarjeta de igual manera llevará un véase, pero en este caso en vez del nombre del esposo será el nombre de la mujer como está escrito en la primera tarjeta; el nombre del esposo solo se escribirá en la primera tarjeta. El orden del nombre al momento de escribirlo en la segunda tarjeta en la parte superior será en vez de el apellido de ella, se escribirá el de él primero luego el nombre de ella y su apellido, y luego del apellido entonces se escribirá el DE entre paréntesis. Por consiguiente en las tarjetas los nombres irán de la siguiente manera:

Primera tarjeta:
MENENDEZ(DE) FELIX PETUFINA

Sra. de Constancio Félix

Segunda tarjeta:

FELIX PETUFINA MENENDEZ(DE)

véase
MENENDEZ(DE) FELIX PETUFINA


Estas han sido unas de las más importantes semejanzas y diferencias en nombres de mujer casada en español e inglés, tomando en consideración los momentos de escribirlos, pronunciarlos según las leyes y archivar también según está establecido. Espero que hayan aprendido un poco más de este tema en base a la administación de documentos, y que si algun@ tuviese algún comentario o expresión en base al tema establecido, puede dejarlo saber a través de un comentario, se lo agradeceré.

P.D:
La información aquí brindada ha sido una aportación de una secuencia de aprendizaje en la escuela Margarita Janer Palacios, bajo la clase de Administración de Documentos con la Sra. Carmen Maldonado.