Importancia del orden alfabético en la

Administración de Documentos

¿ Qué es la Administración de Documentos sin un orden alfabético? El orden alfabético es la unidad clave y vital para la Administración de Documentos, sin este prácticamente no existiera la administración. En este campo el orden y la organización en los documentos es clave y precisa, por tanto debe ser estricta y sin errores. Un error al momento de archivar documentos puede traer varias consecuencias, tanto personal como profesionalmente. Una simple letra, signo, número o cualquier otra cosa que se pueda utilizar para archivar, mal escrito, puede dejarte prácticamente sin trabajo, sin sueldo, sin casa y en términos "exagerados" casi sin vida. Y lo que tenías te puede dejar en la misma quiebra. Por eso, esto es un trabajo que requiere y tiene mucha demanda, ya que a nadie el cae bien el término y mucho menos la palabra archivar. Aunque sea difícil de creer, en esto es donde se puede decir que está el dinero= $$$, ya que son muy pocas las personas dispuestas a dedicar su vida a "acomodar" papeles y documentos; documentos que pueden salvar como arruinarle la vida a alguien, algo, alguna empresa y/o negocio. Esta sería una de las razones por la cual es importante la alfabetización en la Administración de Documentos.

Dentro de la alfabetización y/o orden podemos encontrar diversos tipos de organización para archivar los documentos. Estos pueden ser con letras y/o palabras como con números. Aquí hay varios ejemplos y formas. Como ya hemos mencionado, el alfabético, el cual por lógica es con letras, palabras o nombres escritos en mayúscula. También está el geográfico, que se archiva según el lugar donde se encuentra, igualmente se escribe en mayúscula, como el archivo por asunto. Este se deja llevar por las cosas que pasan, ya sea una solicitud de empleo, subastas, actividades, etc. Por último ejemplo y no menos importante, ya que es igual de común y más fácil que el alfabético, y lo es el archivo numérico. Este es más común de lo pensado, y por supuesto más fácil ya que es prácticamente imposible y está "prohibido" equivocarse. Obviamente tiene sus ventajas; es confiable ya que no lleva nombre lo que lo hace privado y por tanto confidencial. También es de rápida identificación por su secuencia (1,2,3,...), tiene expansión ilimitada ya que los números son infinitos, las referencias no recargan el archivo y los patrones numéricos ayudan en la identificación de los mismos. Ya vimos parte de los diferentes tipos de archivación de documentos dentro de lo que podemos llamar alfabetización, que no es más que llevar un orden y una organización de documentos.

Así como en la Administración de Documentos existen leyes y reglasa seguir, también las hay en la organización de documentos y alfabetización de ellos en todos sus ámbitos. Aquí les dejo varias de esta reglas para que tengan aunque sea un conocimiento de ellas, importante decir que no son las únicas que hay, solo son parte.

Regla I: Inversión de nombres de individuos

Regla II: Nombres y apellidos con prefijos y apellidos compuestos

Regla III & IV: Títulos de prioridad familiar, profesional, religioso o notario

Regla V: Individuos con nombres idénticos

Regla para: Nombre de mujer casada en inglés y español

Regla VI: Nombre de firmas comerciales e Instituciones

Regla VII: Números en nombres de organizaciones y firmas comerciales

Regla VIII: Símbolos en nombres de Instituciones

Regla VIIII: Letras aisladas, siglas, acrónimos y palabras acuñadas

Regla X: Agencias Gubernamentales

Regla XI: Nombre de asuntos en un sistema alfabético

Estas han sido una de las razones por las cuales es importane la alfabetización en la Administración de Documentos y las consecuencias que traería esta si no se llevase acabo exactamente como se pide y menciona. Consejo que le doy a la persona que que esté dispuesta a ganar dinero en documentos, NO SE EQUIVOQUE, le podría costar hasta su vida. Aprendimos una vez más todos un poco más de lo que se encuentra en el mundo de Administración de Documentos, un mundo no muy fácil ni entendido, pero si interesante, divertido y con mucho dinero de por medio.

P.D.:

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